План-факт по выручке и расходам в Яндекс Таблицах за один вечер
Как собрать таблицу план-факта из трёх листов с формулами, которые сами показывают отклонение и подсвечивают статьи, где разница больше 10%. Для управляющего, который сводит цифры раз в неделю.
План-факт — это таблица, где рядом стоят ожидаемая и настоящая цифра по каждой статье. Разница показывает, где месяц пошёл не по плану, пока его ещё можно поправить. Таблица собирается за вечер в Яндекс Таблицах, бесплатно.
Кому и зачем
Вы узнаёте о плохом месяце, когда он закончился. План-факт показывает отклонение уже на второй неделе: продукты на 4% выше плана, выручка выходных ниже на 30 000 ₽. Вы успеваете поменять закупку или добавить смену.
Как устроена таблица
Три листа: «План», «Факт», «Сводка».
На листе «План» в колонке A — статьи: выручка зал, выручка доставка, продукты, зарплаты, аренда, коммунальные, эквайринг, реклама, прочее. В колонке B — сумма на месяц. План выручки берите из того же месяца прошлого года плюс рост, который считаете реальным. План продуктов — доля от выручки по прошлым месяцам, например 32%.
На листе «Факт» те же статьи в колонке A, а в колонках B–F — недели месяца. В колонке G — сумма: =СУММ(B2:F2).
На листе «Сводка» в колонке A статьи, в B — план: =План!B2, в C — факт: =Факт!G2, в D — отклонение: =C2-B2, в E — доля отклонения: =ЕСЛИ(B2=0;0;D2/B2). Формат колонки E — проценты.
Подсветка: выделите колонку E, откройте «Формат» → «Условное форматирование», правило «больше 0,1» — красная заливка, «меньше -0,1» — жёлтая. Для выручки логика обратная: минус — плохо.
Откуда брать факт
- Выручка — из отчёта кассы за неделю, по залу и доставке отдельно.
- Продукты — сумма накладных за неделю из учётной системы или папки с накладными.
- Зарплаты — из графика смен: отработанные часы на ставку. Точную сумму с налогами даёт бухгалтер в конце месяца.
- Аренда и коммунальные — в первую неделю целиком.
- Эквайринг и комиссии доставки — из отчётов банка и агрегатора.
Вносите факт в один и тот же день, например в понедельник. Десять минут.
Что делать с отклонением
Отклонение больше 10% — повод для одного вопроса, а не для паники. Продукты выше плана: смотрите цены в накладных и списания. Выручка ниже: смотрите число чеков и средний чек по дням. Зарплаты выше: переработки или лишние смены в тихие дни. Решение записывайте в строку рядом, колонка F «Что сделали».
Пределы и проверка
Таблица считает, решение принимаете вы. Расчёт управленческий, не для отчётности: бухгалтерию и налоги он не заменяет, цифры по зарплатам и взносам сверяйте с бухгалтером. Проверка: сумма факта за месяц должна совпасть с отчётом кассы и суммой накладных. В таблице нет фамилий и ставок конкретных людей: зарплаты вносятся одной суммой, персональные данные сотрудников в облачных таблицах не нужны.